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Servizi

Conservazione a Norma

La scadenza del 12 ottobre 2015 ha obbligato tutte le Pubbliche Amministrazioni ad attivare il servizio di conservazione informatica del registro giornaliero di protocollo e trasmetterlo “entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l’immodificabilità del contenuto” (D.P.C.M. del 03/12/2013Regole Tecniche sul Protocollo Informatico).

 

Il mancato adempimento di tale obbligo implica la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico, come sancito dall’articolo 7 del D.P.C.M 03/12/2013, di cui risponde personalmente il responsabile preposto alla gestione documentale. La MEM Informatica offre il servizio rovolgendosi a banche, aziende e Pubblica Amministrazione, per la gestione degli incassi e pagamenti e nell'area dei servizi di Gestione Elettronica Documentale).

L'attenzione è stata rivolta al predisporre e proporre soluzioni finalizzate alla digitalizzazione e conservazione digitale dei documenti, sottoponendo il proprio Sistema di Conservazione alle Certificazioni di legge e ottenendo l'accreditamento presso l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) per l'attività di conservazione digitale dei documenti informatici.

Le soluzioni proposte hanno tutte il fine di poter garantire il raggiungimento di un obiettivo primario e comune a tutti gli amministratori di aziende, sia pubbliche che private: migliorare l'efficacia e l'efficienza dei servizi forniti al fine di ottenere due grandi risultati quali la razionalizzazione dei costi e la soddisfazione dei propri utenti (senza dimenticare i risvolti positivi che l'eliminazione della carta ha sull'ambiente).

La proposta della MEM Informatica sarà pertanto imperniata su tre aspetti pricipali:

  • Installazione/formazione;
  • Canone annuale;
  • Eventuale aumento di spazio (espresso in Gb).

Su quest'ultimo elemento (aumento di spazio) è importante evidenziare il fatto che non si tratta di un mero aumento di "spazio disponibile sul server" come avviene in ambito di gestione dei siti web, ma di un aumento del numero di documenti conservati, con tutte le caratteristiche di sicurezza e garanzia che ne conseguono.

Dobbiamo considerare che la gestione di flussi documentali informatizzati richiede necessariamente l'implementazione e la gestione di un sistema di Conservazione Digitale conforme alla normativa vigente, costantemente tenuto in piena efficienza e aggiornato sia a livello normativo che funzionale. Tale sistema deve essere gestito sotto la direzione del Responsabile della Conservazione, figura attualmente regolamentata dal d.p.c.m. 3 dicembre 2013. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione deve essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Tale ruolo può essere in particolare assunto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

la conservazione digitale in outsourcing

Si tratta di un insieme di servizi progettati appositamente per supportare le Pubbliche Amministrazioni negli adempimenti connessi alla conservazione digitale dei propri documenti informatici (alleggerendole di tutte quelle attività tecnologiche, organizzative e procedurali difficilmente gestibili da soggetti non esperti e specializzati. In particolare, rispetto ad una soluzione "in house", la gestione della conservazione in outsourcing genera una significativa riduzione dei costi di avvio e di gestione poiché evita o riduce drasticamente gli oneri relativi a:

  • Software e dispositivi hardware dedicati (sistemi di storage, firme digitali, marche temporali etc.) permettendo di modulare i costi sulla base delle reali esigenze e dell'effettivo utilizzo;
  • Costi per la formazione del personale addetto al processo di conservazione;
  • Giornate di consulenza per la predisposizione del sistema e del manuale di conservazione.

Soluzione Fortemente Integrata

Al fine di rendere la soluzione altamente usabile ed abbattere i costi di gestione, MEM Informatica propone una soluzione altamente integrata ed estremamente trasparente per la Pubblica Amministrazione.
Tutti flussi documentali che il Responsabile della Conservazione dovrà inviare al sistema di conservazione (Pacchetti di Versamento) saranno creati e firmati digitalmente all'interno dei sistemi applicativi di MEM Informatica.
I pacchetti di versamento verranno inviati in modalità sicura al sistema di conservazione e saranno consultabili sia attraverso accesso diretto all'archivio sia attraverso i sistemi MEM Informatica attraverso tecnologia web-service.

Ruolo DI Responsabile della Conservazione interno

I principali compiti del Responsabile della Conservazione dell'amministrazione pubblica sono:

  • Definizione un'adeguata organizzazione interna che garantisca la piena osservanza delle disposizioni normative in tema di gestione documentale e delle procedure da osservare per la corretta formazione, emissione e sottoscrizione dei documenti informatici destinati alla conservazione digitale in conformità alle regole tecniche definite dal Codice dell'Amministrazione Digitale;
  • Predisposizione e sottoscrizione del Manuale della Conservazione;
  • Gestione dei documenti informatici e dei metadati ad essi associati necessari ai fini della conservazione e successiva ricerca degli stessi;
  • Produzione del pacchetto di versamento;
  • Invio al sistema di conservazione dei documenti informatici (pacchetti di versamento) da sottoporre a processo di conservazione;

Ruolo di Responsabile del processo Esterno

I principali compiti affidati al Responsabile del servizio di Conservazione, sono:

  • Creazione e verifica dei pacchetti di Archiviazione e Distribuzione;
  • Chiusura del pacchetto di Archiviazione mediante l'apposizione della Firma Digitale e della Marca Temporale;
  • Produzione di eventuali duplicati e copie informatici richiesti dall' amministrazione pubblica;
  • Monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • Manutenzione costante dell'archivio e gestione dei backup;
  • Adozione di adeguate misure per sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

Servizi propedeutici alla conservazione

MEM Informatica fornirà i seguenti servizi propedeutici alla conservazione:

  • Supporto al R.D.C. dell'amministrazione pubblica per la predisposizione del Manuale della Conservazione(*);
  • Presa in carico e controllo dei documenti ricevuti dalla P.A.;
  • Memorizzazione sicura dei documenti ricevuti dall' amministrazione pubblica nell'arco temporale che precede la loro conservazione;
  • Supporto alla produzione del pacchetto di versamento e suo invio al sistema di conservazione;
  • Generazione del rapporto di versamento;

(*) All'interno del servizio verrà proposto un Manuale della Conservazione standard. Eventuali richieste di consulenza per la modifica dello stesso saranno quotate a parte.

Servizio Consulenza Privacy

privacy

Il nuovo GDPR 2016/679 ed il D.Lgs.196/2003, così come modificato dal D.Lgs.101/2018, hanno ancora una volta sottolineato come il trattamento dei dati personali da parte delle PA, per finalità legate alla trasparenza amministrativa (pubblicazione nei siti istituzionali), debba avvenire in presenza di una norma di legge ovvero, se la legge lo consente, di regolamento.

Tale concetto è stato ribadito, negli ultimi anni, dall’ANAC attraverso il Piano Nazionale Anticorruzione. Inoltre, la Corte Costituzionale, chiamata ad esprimersi sul bilanciamento tra diritto alla riservatezza e libero accesso ai dati e alle informazioni detenute dalle PA, ha riconosciuto che entrambi i diritti siano “contemporaneamente tutelati sia dalla Costituzione che dal diritto europeo, primario e derivato ” (C. Cost., sentenza n. 20/2019).

Già in passato, una superficiale conoscenza della regolamentazione in materia di trasparenza amministrativa e di trattamento dei dati personali, aveva portato il Garante della privacy ad oscurare i siti web di diversi Comuni italiani, di piccola e media grandezza.
In tali siti venivano pubblicate talune ordinanze nelle quali i Sindaci disponevano il trattamento sanitario obbligatorio (TSO) per determinati cittadini, rendendo note le generalità e le patologie di riferimento.

Oggi, a seguito delle riforme normative in materia di protezione dei dati personali, alle PA è richiesta una maggiore attenzione nell’effettuare un corretto contemperamento tra diritto alla privacy ed obblighi di pubblicazione, tenuto conto dell’inasprimento delle sanzioni che potrebbero derivare da una inosservanza
delle norme.

MEM Informatica S.r.l., dal 2004 offre un servizio di consulenza sulla Privacy, grazie al quale le Amministrazioni Comunali, nel corso degli anni, sono state dotate dei necessari strumenti per uniformarsi alle prescrizioni contenute inizialmente nel D.Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e oggi nel nuovo GDPR 2016/679 nonché nel D.Lgs.196/2003, così come modificato dal D.Lgs.101/2018.

Tale Servizio, caratterizzato dalla sua spiccata “personalizzazione”, tiene conto delle specifiche esigenze del cliente nel pieno rispetto di quanto disposto dalla normativa.

In particolare, in questi ultimi anni si è assistito ad una importante evoluzione della materia che ha comportato una consequenziale modifica degli obblighi posti a carico di coloro i quali trattano dati personali.

Perciò, oggi più che mai è necessario avvalersi di professionisti che forniscano un servizio qualificato, al passo con l'evoluzione normativa tenuto conto che è stato previsto un inasprimento delle sanzioni che oggi possono arrivare sino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato mondiale annuo, se questo fosse superiore a
tale importo.

Tramite il Servizio Privacy, grazie ad un qualificato gruppo di esperti, MEM Informatica garantisce la predisposizione:

  • Contratto di Nomina per il Responsabile del trattamento, così come disposto dall’art. 28 GDPR 2016/679;
  • Nomina per iscritto degli Incaricati del trattamento dei dati, così come previsto dall’art. 2 quaterdecies D.Lgs.196/2003;
  • Registro delle attività di trattamento, così come previsto dall’art.30, par.1, GDPR 2016/679;
  • Registro delle categorie di attività di trattamento, così come previsto dall’art.30, par.2, GDPR 2016/679;
  • Registro delle violazioni, così come previsto dall’art. 33, par.5, GDPR 2016/679;
  • Note informative, così come statuito dagli articoli 13 e 14 GDPR 2106/679;
  • Formazione del personale dipendente in modo completo ed ottimale;
  • Servizi di assistenza vari (Notifica al Garante in caso di violazione ex art. 33 GDPR 2016/679, Comunicazione agli Interessati ex art. 34 GDPR 2016/679, Richiesta di pareri al Garante, Istanze e Ricorsi, Newsletter);
  • Servizio di consulenza via mail;
  • Consulenza per l’adeguamento del sito web;
  • Servizi personalizzati.

Richiedi Informazioni

Qualora interessati al Servizio Privacy di MEM Informatica, si prega di compilare ed inviarci il modulo di richiesta allegato. Sarà nostra premura contattarvi nel più breve tempo possibile per la predisposizione dell’offerta. Per ulteriori chiarimenti e informazioni commerciali sul servizio è possibile rivolgersi ad uno dei seguenti recapiti:

+39 0784 26 20 99 - Office*
+39 0784 26 21 07 - Fax
Via Dessanay, 27
08100 Nuoro (NU), Sardegna, Italia
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*Orario uffici: da lunedì a venerdì, 8.30-13.00 / 14.30-18.00

Allegati:
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