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Notizie

Le novità nella gestione dei documenti informatici

Le novità nella gestione dei documenti informatici

Il 7 giugno 2021 è una data importante per le PA, in quanto cambiano le regole tecniche in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

In tale data entreranno in vigore le nuove Linee Guida AgID, approvate con determinazione dirigenziale n. 404 del 09/09/2020, che andranno:

  • ad aggiornare le regole tecniche concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;
  • ad incorporare in un unico provvedimento le regole tecniche e le circolari in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Per la predisposizione delle Linee Guida, AgID ha preso in considerazione la velocità dell’innovazione, ragion per cui le stesse garantiranno un adattamento costante ai cambiamenti imposti dall’incessante rivoluzione digitale.
Di qui la scelta di prevedere un testo “statico” che contenga la base normativa della materia (le Linee Guida) e una serie di “allegati” i cui contenuti più “flessibili” potranno adeguarsi agevolmente all’evoluzione tecnologica.
Gli Allegati, che rispetto al passato, risultano essere molto più corposi ed articolati, sono sei:

  1. Glossario dei termini e degli acronimi;
  2. Formati di file e riversamento;
  3. Certificazione di processo;
  4. Standard e specifiche tecniche;
  5. Metadati;
  6. Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Dal 7 giugno 2021, le PA, i gestori di pubblici servizi, le società a controllo pubblico, nonché i privati, ove non diversamente previsto, dovranno formare i loro documenti esclusivamente in conformità alle citate Linee Guida ed ai suoi Allegati in quanto saranno abrogati:

  • il DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
  • il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.

Per quanto concerne il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, a partire dalla data di applicazione delle Linee Guida, saranno abrogate tutte le disposizioni fatti salvi gli articoli 2, 6, 9, 18 (commi 1 e 5), 20 e 21.

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