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Servizi

Servizio Privacy

Immagine generica privacy

La proposta di MEM Informatica

I provvedimenti sanzionatori adottati dal Garante nel 2021 mettono in evidenza come, a tre anni dall'applicazione del Regolamento UE 2016/679, siano ancora numerosi i dubbi, che comportano delle consequenziali infrazioni, legati alla corretta interpretazione ed applicazione del Regolamento stesso.

Tale Servizio, caratterizzato dalla sua spiccata “personalizzazione”, tiene conto delle specifiche esigenze del cliente nel pieno rispetto di quanto disposto dalla normativa.

MEM Informatica offre numerosi servizi volti alla corretta gestione degli adempimenti in materia di trattamento dei dati personali, tra i quali:

  • FORMAZIONE DEL PERSONALE: ex articoli 29 e 32, par.4, GDPR 2016/679
  • Con la formazione, il personale riceverà gli strumenti per interpretare ed applicare la nuova disciplina in materia di trattamento dei dati personali. Oggetto dell'incontro formativo sarà il nuovo Regolamento Europeo in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (GDPR 2016/679), nonché il D.Lgs.196/2003, così come modificato dal D.Lgs.101/2018. Si affronteranno argomenti quali, ad esempio, i soggetti coinvolti nel trattamento dei dati, il concetto di accountability (responsabilizzazione) e di privacy by design e by default (protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita), di sicurezza del trattamento, di regime sanzionatorio;
  • PREDISPOSIZIONE NOTE INFORMATIVE: ex articoli 13 e 14 del GDPR 2016/679
  • Nel corso degli anni abbiamo imparato a conoscere l'importanza delle note informative e di come debbano essere predisposte correttamente. Non è consigliabile effettuare un "copia e incolla" con note già predisposte da altre realtà simili alla nostra, anche perché si potrebbe incorrere in sanzioni oggi assai pesanti (l'art.83, par. 5, lett.b) prevede una sanzione amministrativa pecuniaria fino a 20 milioni di euro!). Ecco perché è consigliabile affidarsi ad un professionista che si occupi di valutare la situazione e di predisporre una nota informativa conforme agli standard richiesti dalla normativa in materia;
  • PREDISPOSIZIONE ACCORDO DI CONTITOLARITÀ: EX ART.26 GDPR 2016/679
  • Il GDPR 2016/679 ha disciplinato il rapporto che lega due o più soggetti, qualificabili con Titolari del trattamento, che determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento stesso. In questi casi si dovrà procedere con la predisposizione di un accordo interno, nel quale evidenziare le rispettive responsabilità in merito all'osservanza degli obblighi derivanti dal GDPR 2016/679, nel rispetto di quanto statuito dall'art.26, ragion per cui, ancora una volta, appare auspicabile avvalersi della consulenza di un professionista per la redazione dell'accordo, al fine di evitare una sanzione amministrativa pecuniaria sino a 10 milioni di euro;
  • PREDISPOSIZIONE NOMINA RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO: ex art.28 GDPR 2016/679
  • Come insegna la sanzione inflitta alla Regione Lazio, la nomina dei Responsabile del trattamento è un preciso obbligo che incombe sul Titolare del trattamento. Se quest'ultimo dovesse affidare il trattamento dei dati personali ad un altro soggetto, che opererà per suo conto, dovrà nominare lo stesso con un apposito contratto che deve presentare le caratteristiche indicate all'art.28 GDPR 2016/679, ecco perché, al fine di evitare la comminazione di sanzioni, è auspicabile avvalersi della consulenza di un professionista per la redazione del contratto;
  • PREDISPOSIZIONE NOMINA DEGLI INCARICATI DEL TRATTAMENTO: ex art.2 quaterdecies D.Lgs. 196/2003
  • L’art.2 quaterdecies D.Lgs.196/2003 prevede come il Titolare del trattamento, sotto la propria responsabilità e nell’ambito del proprio assetto organizzativo, possa attribuire specifici compiti e funzioni, connessi al trattamento dei dati personali, a persone fisiche espressamente designate che operano sotto la sua autorità. Si tratta dei dipendenti che, nello svolgimento delle proprie mansioni, trattano dati personali e, per tale ragione, devono essere incaricati per iscritto, affinché trattino gli stessi nel rispetto delle indicazioni fornite dal datore di lavoro – Titolare del trattamento. La mancata predisposizione dell’incarico determinerebbe una responsabilità in capo al Titolare;
  • PREDISPOSIZIONE REGISTRO DELLE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO: ex art.30, par.1, GDPR 2016/679
  • I Titolari del trattamento sono tenuti alla redazione di questo Registro, nel quale devono essere indicate una serie di informazioni, dalle finalità del trattamento dei dati gestiti alle misure di sicurezza tecniche ed organizzative adottate per proteggere gli stessi. Il Registro deve essere tenuto in forma scritta, anche in formato elettronico e dovrà essere messo a disposizione dell'Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati), se richiesto, pena la comminazione di una sanzione amministrativa pecuniaria sino a 10 milioni di euro, ragion per cui, ancora una volta, appare auspicabile avvalersi della consulenza di un professionista per la redazione del Registro;
  • PREDISPOSIZIONE REGISTRO DELLE CATEGORIE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO: ex art.30, par.2, GDPR 2016/679
  • I Responsabili del trattamento sono tenuti alla redazione di questo Registro, nel quale devono essere indicate una serie di informazioni, dalle categorie dei trattamenti effettuati per conto di ogni Titolare del trattamento alle misure di sicurezza tecniche ed organizzative adottate per proteggere gli stessi. Il Registro deve essere tenuto in forma scritta, anche in formato elettronico e dovrà essere messo a disposizione dell'Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati), se richiesto, pena la comminazione di una sanzione amministrativa pecuniaria sino a 10 milioni di euro, ragion per cui, ancora una volta, appare auspicabile avvalersi della consulenza di un professionista per la redazione del Registro;
  • PREDISPOSIZIONE REGISTRO DELLE VIOLAZIONI DEI DATI: ex art.33, par.5, GDPR 2016/679
  • Tra gli obblighi del Titolare del trattamento vi è quello di documentare qualsiasi violazione dei dati personali, comprese le circostanze ad essa riportabili, le sue conseguenze ed i provvedimenti adottati per porvi rimedio. Tale documentazione ha lo scopo di consentire all'Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati) di verificare il rispetto dell'art.33 GDPR 2016/679. È attraverso il Registro delle violazioni che viene data prova di ciò. Il mancato rispetto dell'art. 33 comporta la comminazione di una sanzione amministrativa pecuniaria sino a 10 milioni di euro, ragion per cui, ancora una volta, appare auspicabile avvalersi della consulenza di un professionista per la redazione del Registro;
  • CONSULENZA
  • La consulenza personalizzata è un valido strumento che viene messo a disposizione dei Clienti affinché gli stessi possano ottenere delle risposte rapide alle problematiche in tema di trattamento dei dati personali;
  • CONSULENZA PER L'ADEGUAMENTO DEL SITO WEB
  • Con la consulenza ai Clienti verranno fornite le necessarie conoscenze per valutare se il proprio sito istituzionale rispetta quanto statuito dal GDPR 2016/679 e dal D.Lgs. 196/2003.
  • SERVIZIO DPO: ex articoli 37 e ss. GDPR 2016/679
  • Con l'entrata in vigore del GDPR 2016/679, per le PA e non solo è divenuta obbligatoria la nomina di un Responsabile per la protezione dei dati – Data Protection Officer – che dovrà essere comunicata, con apposita procedura telematica, all'Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati). Con la comminazione della sanzione al MISE, il Garante ha voluto sottolineare l'importanza della figura del DPO e come la sua nomina non sia più differibile nel tempo;
  • REDAZIONE REGOLAMENTO VIDEOSORVEGLIANZA + MODULISTICA
  • Le PA che abbiano installato presso il loro territorio un impianto di videosorveglianza realizzano un trattamento di dati personali, pertanto, per garantire che il trattamento stesso rispetti i diritti, le libertà fondamentali e la dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza ed all’identità personale, dovranno predisporre un apposito Regolamento. Quest'ultimo sarà redatto a seguito di un'analisi della struttura dell'impianto di videosorveglianza presente. Inoltre, a corredo del Regolamento, sarà fornita l'annessa documentazione quale il Decreto sindacale di nomina responsabile gestione videosorveglianza, il provvedimento di incarico dei dipendenti autorizzati alla gestione delle immagini, il modello di registro degli accessi alle immagini registrate, il fac – simile di cartello da posizionare in prossimità delle telecamere, la nota informativa estesa ex art.13 GDPR 2016/679;
  • REDAZIONE REGOLAMENTO TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
  • Il D.Lgs. 196/2003 imponeva alle PA la redazione del Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari. Con l'entrata in vigore del GDPR 2016/679, quest'ultimo Regolamento dovrà essere sostituito, in quanto dovranno essere riscritte le regole in tema di trattamento dei dati personali effettuato dall'Ente, al fine di garantire la protezione dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone fisiche, nel rispetto del GDPR 2016/679 e del D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs.101/2018.
  • Per la fornitura del Servizio Privacy, MEM Informatica si avvale della collaborazione dell'avvocato Natalia Deplano la quale si occupa delle tematiche legate al trattamento dei dati personali, alla trasparenza amministrativa, alla gestione ed alla conservazione documentale, all'anticorruzione. Attualmente è DPO presso diversi Enti Locali.

Consulta il Curriculum e le Esperienze lavorative dell'avvocato Natalia Deplano.

Richiedi Informazioni

Per avere maggiori informazioni sul servizio è sufficiente compilare la scheda a lato. Risponderemo nel più breve tempo possibile per la predisposizione dell’offerta, inoltre, per ulteriori chiarimenti e informazioni commerciali, è possibile rivolgersi ad uno dei seguenti recapiti:

+39 0784 26 20 99 - Uffici*
+39 0784 26 21 07 - Fax
Via Dessanay, 27
08100 Nuoro (NU), Sardegna, Italia
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*Orario uffici: da lunedì a venerdì, 8.30-13.00 / 14.30-18.00

Next Community - Assistenza, formazione e contenuti speciali

next community 1070x600Next è l’ecosistema di soluzioni e servizi pensato per coloro che negli Enti Locali e sui Territori sono impegnati ogni giorno a innovare i servizi pubblici offerti a cittadini e imprese, dotandosi di risorse e approcci nativamente digitali e capaci di abilitare i progetti di sviluppo futuro.

Con questo obiettivo, abbiamo sviluppato la Next Community che prende vita offrendoti contenuti esclusivi per accrescere le tue competenze e migliorare l’efficacia operativa.

Cos’è la Next Community

La Next Community è un’area riservata e dedicata a tutti gli operatori che lavorano ogni giorno con i nostri software sulla piattaforma Next. Accessibile direttamente dalla schermata principale dell’applicativo tramite Single Sign On (ossia senza necessità di nuova autenticazione, ad eccezione della prima volta) offre i seguenti vantaggi:

  • Servizi di formazione (webinar e e-learning su piattaforma dedicata);
  • Accesso ai servizi di assistenza e supporto applicativo con operatore (helpdesk);
  • Servizio FAQ (Domande ricorrenti);
  • Materiale applicativo di supporto (schede tecniche, manuali e note di rilascio);
  • Catalogo servizi e consulenza;
  • Materiale informativo;

Un mondo di opportunità

  • Ambiente dedicato ai clienti del software con accesso diretto per ogni singolo operatore;
  • Punto unico di accesso per tutte le informazionirelative alla soluzione;
  • Miglioramento delle condizioni di assistenza di primo livello (24x7)grazie a FAQ e contenuti digitali;
  • Accesso libero ai webinar disponibili su tutte le aree applicative;
  • Sviluppo delle competenze operative grazie a corsi di formazione e-learning, strutturati, fruibili on-demand, accessibili ovunque e da qualsiasi dispositivo;
  • Accesso alle pillole video dei rilasci per una migliore comprensione delle modifiche del sistema;
  • Percorsi di aggiornamanto e formazione continua del personale;

Cosa cambia per il Cliente

Tutti i servizi di assistenza post-vendita saranno gestiti o indirizzati tramite la community. Con questo scopo, la sezione Supporto presente nella schermata iniziale del prodotto, è stata sostituita dalla voce Next Community.

Con pochi click sarà possibile accedere velocemente a servizi e informazioni di supporto e formazione. Per facilitare le operazioni avrai a disposizione anche una barra di ricerca per trovare in modo semplice ciò di cui hai bisogno.

Queste nuove funzionalità ci permetteranno di fornirti una risposta più rapida ed efficace, andando a sostituire eventuali altri canali di assistenza che saranno presto dismessi.

Come accedere ai servizi della community

L’accesso alla community è compreso nel tuo canone di prodotto. Esistono però diversi livelli di servizio che permettono l’accesso progressivo ai contenuti di valore. Il tuo livello di canone (Silver) ti permette di accedere da subito alla Community e fruire del primo livello di assistenza FAQ senza limiti, dei webinar, dei manuali e delle note di rilascio e del materiale informativo.
Per accedere ai corsi di e-learning e alle pillole video dei rilasci sarà necessario richiedere un upgrade verso il pacchetto Gold. Per ricevere maggiori informazioni sui livelli di servizio o sui contenuti presenti nella Next Community contattaci attraverso il form di richiesta informazioni.

Scarica la brochure

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Per avere informazioni, si prega di compilare la scheda quì a fianco. Sarà nostra premura contattarvi nel più breve tempo possibile per la predisposizione dell’offerta. Per ulteriori chiarimenti e informazioni commerciali sul servizio è possibile rivolgersi ad uno dei seguenti recapiti:

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Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

manutenzione sicurezza server 2

Il 7 giugno 2021 è una data importante per le PA, in quanto cambiano le regole tecniche in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

In tale data entreranno in vigore le nuove Linee Guida AgID, approvate con determinazione dirigenziale n. 404 del 09/09/2020, che andranno:

  • ad aggiornare le regole tecniche concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;
  • ad incorporare in un unico provvedimento le regole tecniche e le circolari in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Per la predisposizione delle Linee Guida, AgID ha preso in considerazione la velocità dell’innovazione, ragion per cui le stesse garantiranno un adattamento costante ai cambiamenti imposti dall’incessante rivoluzione digitale.
Di qui la scelta di prevedere un testo “statico” che contenga la base normativa della materia (le Linee Guida) e una serie di “allegati” i cui contenuti più “flessibili” potranno adeguarsi agevolmente all’evoluzione tecnologica.
Gli Allegati, che rispetto al passato, risultano essere molto più corposi ed articolati, sono sei:

  1. Glossario dei termini e degli acronimi;
  2. Formati di file e riversamento;
  3. Certificazione di processo;
  4. Standard e specifiche tecniche;
  5. Metadati;
  6. Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Dal 7 giugno 2021, le PA, i gestori di pubblici servizi, le società a controllo pubblico, nonché i privati, ove non diversamente previsto, dovranno formare i loro documenti esclusivamente in conformità alle citate Linee Guida ed ai suoi Allegati in quanto saranno abrogati:

  • il DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
  • il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.

Per quanto concerne il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, a partire dalla data di applicazione delle Linee Guida, saranno abrogate tutte le disposizioni fatti salvi gli articoli 2, 6, 9, 18 (commi 1 e 5), 20 e 21.

Viste queste importanti novità, è auspicabile che le PA rivedano le loro politiche di formazione, gestione e conservazione documentale ed in primis che conformino il proprio Manuale di Gestione documentale a quanto statuito dal paragrafo 3.5. delle Linee Guida AgID 2020, nonché il Piano per la sicurezza informatica, ad esso allegato, così come disposto dai paragrafi 3.4. e 3.9. delle stesse.

Per le PA, il Manuale di Gestione documentale rappresenta lo strumento che detta le linee guida per la corretta gestione documentale dell'Ente e assume un ruolo fondamentale sia internamente che esternamente all'Ente. Il Manuale, infatti, permette a quest’ultimo di rendere pubbliche le proprie scelte in tema di gestione documentale, condividerle con i cittadini e renderle vincolanti per tutti coloro (interni ed esterni) che scambiano documenti con l'Ente stesso.

Il Piano per la sicurezza informatica è parte integrante del Manuale di Gestione e dovrà tenere conto delle:

  • misure di sicurezza predisposte dall’AgID e dagli altri organismi preposti;
  • disposizioni in materia di protezione dei dati personali in linea con l’analisi del rischio fatta;
  • indicazioni in materia di continuità operativa dei sistemi informatici predisposti dall’AgID.

A questo proposito, MEM Informatica, in collaborazione con l’avvocato Natalia Deplano, ha realizzato una proposta finalizzata alla redazione del Manuale di Gestione Documentale e del Piano per la sicurezza informatica, alla fornitura di tutti i servizi necessari ed alla formazione del personale dell’Ente.

La proposta si può riassumere nei seguenti punti:

  • Manuale di Gestione Documentale
  • Il servizio prevede l’invio, tramite posta elettronica, della check list al cliente, la cui compilazione è demandata al cliente stesso che potrà beneficiare, qualora riscontrasse delle difficoltà, dell’ausilio degli operatori di MEM Informatica. La check list compilata dovrà essere rispedita a MEM Informatica che provvederà alla redazione del Manuale e degli Allegati. In questa fase non è prevista la redazione del Piano di Sicurezza Informatica e del Manuale di Conservazione;
  • Piano per la Sicurezza Informatica
  • MEM Informatica fornisce ai Clienti la consulenza e la formazione necessarie alla predisposizione del Piano, la proposta è la seguente:
    - Compilazione del piano di sicurezza informatica (ricognizione informatica + redazione relazione informatica + piano di sicurezza);
    - Invio tramite posta elettronica della check list riguardante la situazione logistica e organizzativa la cui compilazione è demandata al cliente stesso. Successivamente la check list sarà utilizzata per la compilazione del Piano per la sicurezza informatica;
    - Intervento di un tecnico informatico per la valutazione ed il controllo degli elaboratori. A seguito della ricognizione sarà predisposta la relazione informatica che farà parte integrante del Piano per la sicurezza informatica.
    In questa fase non è prevista la redazione del Manuale di Conservazione.
  • Formazione del Personale
  • Con la formazione, il personale riceverà gli strumenti per interpretare ed applicare la nuova disciplina in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Oggetto dell'incontro formativo saranno le nuove Linee Guida AgID, nonché il DPR 445/2000, il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature – Regolamento UE n. 910/2014), il D.Lgs.82/2005 (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Si affronteranno argomenti quali, ad esempio, le fasi della gestione documentale, la classificazione, la fascicolazione, il documento informatico, le firme elettroniche, il protocollo informatico, la conservazione documentale.

Consulta il Curriculum e le Esperienze lavorative dell'avvocato Natalia Deplano.

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Proposta attivazione Lavoro Agile

lavoro agile 1070x600Anche in ambito PA, il Governo ha emanato un decreto legge (n.6 del 23 febbraio 2020) che incentiva e agevola l’accesso al Lavoro Agile. Con il Decreto Cura-Italia, varato dal governo, viene ribadito che il Lavoro Agile (Smart Working) diventa la regola nella PA per tutta la durata dell’emergenza.

Il Lavoro Agile, cui si può far ricorso in modo semplificato e persino con strumenti del dipendente, è la forma ordinaria di svolgimento della prestazione nelle PA. In ufficio le presenze vanno limitate esclusivamente alle attività indifferibili e che non si possono svolgere da remoto. In questo scenario, abbiamo messo a disposizione soluzioni e servizi per aiutare i Clienti a introdurre il Lavoro Agile e vivere questo particolare frangente come un’opportunità per sperimentare nuovi metodi di lavoro, pur nella sua criticità e complessità nell’utilizzo di alcune funzionalità.

Accompagnamo il Cliente in questo percorso, suggerendo una soluzione rapida e flessibile, utile a chi, ma non solo, utilizza suite Client/Server installate presso i PC locali o nei server dell’Ente in tutte le loro declinazioni. L’utilizzo del computer personale di casa non sarà più un ostacolo al Lavoro Agile ma sarà lo strumento principale per dare seguito a questo nuovo metodo di lavoro.

Sarà possibile utilizzare comodamente da remoto il Desktop/PC che si trova in ufficio, sfruttando in tutto e per tutto le potenzialità in un ambiente confortevole, senza dover apprendere l'uso di altri strumenti. La soluzione proposta prevede quindi:

  • Acquisizione della licenza a nome dell’Ente, attivazione, download, installazione e configurazione del tool di controllo remoto;
  • Verifica della corretta modalità di collegamento con la propria postazione di lavoro in ufficio;
  • Supporto sulle funzioni principali necessarie all’utilizzo, come l’attivazione di Civilia, il trasferimento di file sulla propria postazione di lavoro a casa, e quant’altro necessario alle principali operazioni di lavoro.

Prerequisiti

  • L'utente deve disporre di un personal computer a casa;
  • L'utente deve disporre di una connessione Internet;
  • Nessuna installazione sui PC;
  • Funziona sia con Windows che con MacOs (Apple);
  • E' possibile sbloccare la sessione qualora andasse in blocco per screensaver;
  • Si usano tutte le periferiche locali compresi i dispositivi di firma;
  • E' sicuro in quanto utilizza la cifratura a 256bit.

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Conservazione a Norma

La scadenza del 12 ottobre 2015 ha obbligato tutte le Pubbliche Amministrazioni ad attivare il servizio di conservazione informatica del registro giornaliero di protocollo e trasmetterlo “entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l’immodificabilità del contenuto” (D.P.C.M. del 03/12/2013Regole Tecniche sul Protocollo Informatico).

 

Il mancato adempimento di tale obbligo implica la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico, come sancito dall’articolo 7 del D.P.C.M 03/12/2013, di cui risponde personalmente il responsabile preposto alla gestione documentale. La MEM Informatica offre il servizio rovolgendosi a banche, aziende e Pubblica Amministrazione, per la gestione degli incassi e pagamenti e nell'area dei servizi di Gestione Elettronica Documentale).

L'attenzione è stata rivolta al predisporre e proporre soluzioni finalizzate alla digitalizzazione e conservazione digitale dei documenti, sottoponendo il proprio Sistema di Conservazione alle Certificazioni di legge e ottenendo l'accreditamento presso l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) per l'attività di conservazione digitale dei documenti informatici.

Le soluzioni proposte hanno tutte il fine di poter garantire il raggiungimento di un obiettivo primario e comune a tutti gli amministratori di aziende, sia pubbliche che private: migliorare l'efficacia e l'efficienza dei servizi forniti al fine di ottenere due grandi risultati quali la razionalizzazione dei costi e la soddisfazione dei propri utenti (senza dimenticare i risvolti positivi che l'eliminazione della carta ha sull'ambiente).

La proposta della MEM Informatica sarà pertanto imperniata su tre aspetti pricipali:

  • Installazione/formazione;
  • Canone annuale;
  • Eventuale aumento di spazio (espresso in Gb).

Su quest'ultimo elemento (aumento di spazio) è importante evidenziare il fatto che non si tratta di un mero aumento di "spazio disponibile sul server" come avviene in ambito di gestione dei siti web, ma di un aumento del numero di documenti conservati, con tutte le caratteristiche di sicurezza e garanzia che ne conseguono.

Dobbiamo considerare che la gestione di flussi documentali informatizzati richiede necessariamente l'implementazione e la gestione di un sistema di Conservazione Digitale conforme alla normativa vigente, costantemente tenuto in piena efficienza e aggiornato sia a livello normativo che funzionale. Tale sistema deve essere gestito sotto la direzione del Responsabile della Conservazione, figura attualmente regolamentata dal d.p.c.m. 3 dicembre 2013. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione deve essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Tale ruolo può essere in particolare assunto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

la conservazione digitale in outsourcing

Si tratta di un insieme di servizi progettati appositamente per supportare le Pubbliche Amministrazioni negli adempimenti connessi alla conservazione digitale dei propri documenti informatici (alleggerendole di tutte quelle attività tecnologiche, organizzative e procedurali difficilmente gestibili da soggetti non esperti e specializzati. In particolare, rispetto ad una soluzione "in house", la gestione della conservazione in outsourcing genera una significativa riduzione dei costi di avvio e di gestione poiché evita o riduce drasticamente gli oneri relativi a:

  • Software e dispositivi hardware dedicati (sistemi di storage, firme digitali, marche temporali etc.) permettendo di modulare i costi sulla base delle reali esigenze e dell'effettivo utilizzo;
  • Costi per la formazione del personale addetto al processo di conservazione;
  • Giornate di consulenza per la predisposizione del sistema e del manuale di conservazione.

Soluzione Fortemente Integrata

Al fine di rendere la soluzione altamente usabile ed abbattere i costi di gestione, MEM Informatica propone una soluzione altamente integrata ed estremamente trasparente per la Pubblica Amministrazione.
Tutti flussi documentali che il Responsabile della Conservazione dovrà inviare al sistema di conservazione (Pacchetti di Versamento) saranno creati e firmati digitalmente all'interno dei sistemi applicativi di MEM Informatica.
I pacchetti di versamento verranno inviati in modalità sicura al sistema di conservazione e saranno consultabili sia attraverso accesso diretto all'archivio sia attraverso i sistemi MEM Informatica attraverso tecnologia web-service.

Ruolo DI Responsabile della Conservazione interno

I principali compiti del Responsabile della Conservazione dell'amministrazione pubblica sono:

  • Definizione un'adeguata organizzazione interna che garantisca la piena osservanza delle disposizioni normative in tema di gestione documentale e delle procedure da osservare per la corretta formazione, emissione e sottoscrizione dei documenti informatici destinati alla conservazione digitale in conformità alle regole tecniche definite dal Codice dell'Amministrazione Digitale;
  • Predisposizione e sottoscrizione del Manuale della Conservazione;
  • Gestione dei documenti informatici e dei metadati ad essi associati necessari ai fini della conservazione e successiva ricerca degli stessi;
  • Produzione del pacchetto di versamento;
  • Invio al sistema di conservazione dei documenti informatici (pacchetti di versamento) da sottoporre a processo di conservazione;

Ruolo di Responsabile del processo Esterno

I principali compiti affidati al Responsabile del servizio di Conservazione, sono:

  • Creazione e verifica dei pacchetti di Archiviazione e Distribuzione;
  • Chiusura del pacchetto di Archiviazione mediante l'apposizione della Firma Digitale e della Marca Temporale;
  • Produzione di eventuali duplicati e copie informatici richiesti dall' amministrazione pubblica;
  • Monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • Manutenzione costante dell'archivio e gestione dei backup;
  • Adozione di adeguate misure per sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

Servizi propedeutici alla conservazione

MEM Informatica fornirà i seguenti servizi propedeutici alla conservazione:

  • Supporto al R.D.C. dell'amministrazione pubblica per la predisposizione del Manuale della Conservazione(*);
  • Presa in carico e controllo dei documenti ricevuti dalla P.A.;
  • Memorizzazione sicura dei documenti ricevuti dall' amministrazione pubblica nell'arco temporale che precede la loro conservazione;
  • Supporto alla produzione del pacchetto di versamento e suo invio al sistema di conservazione;
  • Generazione del rapporto di versamento;

(*) All'interno del servizio verrà proposto un Manuale della Conservazione standard. Eventuali richieste di consulenza per la modifica dello stesso saranno quotate a parte.

Richiedi Informazioni

Per avere informazioni, si prega di compilare la scheda quì a fianco. Sarà nostra premura contattarvi nel più breve tempo possibile per la predisposizione dell’offerta. Per ulteriori chiarimenti e informazioni commerciali sul servizio è possibile rivolgersi ad uno dei seguenti recapiti:

+39 0784 26 20 99 - Uffici*
+39 0784 26 21 07 - Fax
Via Dessanay, 27
08100 Nuoro (NU), Sardegna, Italia
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*Orario uffici: da lunedì a venerdì, 8.30-13.00 / 14.30-18.00

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