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Manuale di Gestione Informatica dei Documenti

Il manuale di gestione informatica dei documenti è lo strumento che detta le linee guida per la corretta gestione documentale dell'Ente e assume un ruolo fondamentale sia internamente che esternamente all'Ente. Il manuale, infatti, permette all'Ente di rendere pubbliche le proprie scelte in tema di gestione documentale, condividerle con i cittadini e renderle vincolanti per tutti coloro (interni ed esterni) che scambiano documenti con l'Ente stesso.

"La gestione dei flussi documentali è l'insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici."

Con il DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell'Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005), sono state introdotte numerose novità in materia di gestione dei flussi documentali, tra cui:

  • revisione del contenuto del manuale di gestione documentale per una più esauriente descrizione dei processi;
  • obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA.

Le suddette regole tecniche hanno reso obbligatoria anche la conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo.

La MEM Informatica, in collaborazione con l'Avv. Natalia Deplano ha realizzato una proposta finalizzata alla redazione del Manuale e alla fornitura di tutti i servizi necessari. La proposta consiste in una formula BASE ed una PLUS a cui è possibile aggiungere una sessione formativa rivolta al personale dell'Ente.

Manuale - Proposta Base

Schema del Manuale e degli allegati

Il servizio prevede la consegna dello schema del manuale e degli allegati in formato .doc. Rimangono a carico del cliente le fasi di compilazione dei documenti; inoltre saranno fornite le necessarie linee guida che consentiranno al cliente di capire la natura del documento al cui interno sono già comprese le modalità di compilazione.

  • Cod. MEPA: SER-MAN-BASE

Non sono previste le fasi di redazione del Piano di Sicurezza Informatica e la Redazione del Manuale di Conservazione.

Manuale - Proposta Plus

COMPILAZIONE DEL MANUALE E DEGLI ALLEGATI

Il servizio consiste nella proposta a cui si aggiunge il supporto alla compilazione del manuale. Il Cliente riceverà tramite posta elettronica le check list la cui compilazione è demandata al cliente stesso. Successivamente le check list saranno utilizzate per la compilazione del manuale e degli allegati che saranno inviati al Cliente via posta elettronica, non sarà necessario un intervento presso la sede del Cliente.

Cod. MEPA: SER-MAN-PLUS

Non sono previste le fasi di redazione del Piano di Sicurezza Informatica e la Redazione del Manuale di Conservazione.

FORMAZIONE DEL PERSONALE DELL'ENTE

Il servizio prevede una sessione formativa di tre ore, avente ad oggetto la presentazione del Manuale e dei suoi allegati, rivolto al personale dell'ente, da svolgersi presso la sede del Cliente.

Cod. MEPA: SER-FORM-MAN

manuale - Servizio di Consulenza

Il servizio prevede il supporto alla compilazione dello schema del manuale e degli allegati tramite richieste specifiche (ticket) inviate dal cliente via mail. Il singolo ticket dovrà essere riconducibile ad un singolo argomento (un ticket = una domanda).

Richiedi maggiori informazioni Sarai contattato al più presto.